مهام أوكلت إلي

1. سكرتير وكيل كلية المجتمع 1427هـ وحتى 1429هـ

المهام والواجبات


اولا - معالجة البريد

يستلم البريد اليومي

.يفرز البريد اليومي

.يعرض البريد على المدير

.يوجه البريد حسب الاختصاص

.يصور البريد الوارد حسب الاهمية

.يوزع البريد على الاقسام المختصة

.يحفظ البريد الموجه للحفظ

.يسجل البريد الصادر.يحفظ صورة من البريد الصادر

.يرسل البريد الصادر


.ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية

يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف

.يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة

.يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال

.يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص

.يجري الاتصالات المطلوبة للمدير

.يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير


.ثالثا - اعداد المراسلات :

يحرر المادة المكتوبة

.يطبع المادة المحررة

.يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة

.يصور الاوراق والمستندات المطلوبة

.يصمم النماذج المطلوبة للعمل


.رابعا - تنظيم الاجتماعات :

يحجز قاعة الاجتماعات

.يوجه الدعوة للمشاركين

.يجهز قاعة الاجتماع

.يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع

.يدون الملاحظات في الاجتماع

.يعد محضر الاجتماع

.يوزع محضر الاجتماع.


خامسا - تنظيم مواعد المدير المباشر :

يسجل بيانات الزوار

.يعرض الاجندة على المدير

.يجهز البيانات المطلوبة


.سادسا - استقبال زوار المدير المباشر:

يستقبل الزوار

.يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة

.يقوم باستقبال كبار الضيوف


.سابعا - ترتيب السفريات:

يجمع البيانات المتعلقة بالسفر

.يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها

.يجهز ملف السفر

.يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير

.يلغى الزيارة حسب طلب المدير


.ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:

يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .

يصنف المحفوظات .

يرمز المحفوظات.

يفهرس المحفوظات .

يحفظ المحفوظات .

يتلف المواد المحفوظة.

يحضر الملفات عند الطلب.


تاسعا - متابعة اعمال الادارة:

يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.

يطلع على ملف المتابعة يوميا.

يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.

يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.


عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:

يؤمن المواد والمستلزمات.

يعد بلاغات الصيانة والاعطال .

يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.

يستلم المواد والمستلزمات للادارة.

يحضر المصروفات النثرية للادارة.


حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي MS Office

يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج

يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج

.ينشى الجداول باستخدام


2. الإتصالات الإدارية 1430وحتى 1432هـ

الاتصالات الإدارية:

·        تنظيم عمليات استقبال البريد الوارد ومتابعته ، وتنظيم عمليات استلام البريد الصادر وإرساله إلى الجهات المختصة ، وتنظيم المحفوظات بحيث يسهل الرجوع إليها والاستفادة منها ، وتأمين التعاميم الصادرة والواردة .

·        استقبال أعضاء هيئة التدريس والموظفين وغيرهم من منسوبي الجامعة (المراجعين) وتزويدهم بالمعلومات المتعلقة بإجراءات معاملاتهم والعمل على تسهيل ذلك أو التنسيق مع أقسام الإدارة.

·        إعداد التقرير الدوري عن أعمال الاتصالات الادارية  متضمنا الإحصاءات الدقيقة عن عدد المعاملات الواردة والصادرة، ومعدلات الأداء في إنهاء معالجة المعاملات الواردة، والمشكلات التي واجهت الاتصالات الإدارية  والعاملين فيه.

·        وضع وتطبيع خطة لتنظيم المحفوظات والعمل على تطويرها بصورة مستمرة.

·        أية مهمة أخرى يكلف بها المركز في مجال اختصاصه.

الوارد:

1.     استقبال جميع المراسلات الواردة ، واستلامها.

2.     تسجيل موضوع المعاملات الواردة بنظام الاتصالات الإدارية .

3.     طباعة الملصق وترقيم المعاملات الواردة .

4.     احالة المعاملات الواردة للأقسام المختصة.

5.     توزيع التعاميم الواردة .

الصادر:

1.     استقبال جميع المراسلات الصادرة ، واستلامها.

2.     تسجيل المعاملات الصادرة بنظام الاتصالات الإدارية.

3.     طباعة الملصق وترقيم المعاملات الصادرة  .

4.     اتخاذ الإجراءات السريعة لإرسالها إلى الجهات المختصة داخل أو خارج الجامعة.

5.     تسجيل وتصدير القرارات بأنواعها .


4.  الملفات  1432هـ وحتى 1433هـ

1)حفظ جميع القرارات والخطابات والمكاتبات في ملف كل موظف من السعوديين 
   والمتعاقدين . 
2)فتح ملفات للموظفين السعوديين والمتعاقدين الجدد وفرزها وترميزها وفهرستها . 
3)ترتيب جميع الملفات حسب الفهرسة المتبعة . 
4)تزويد الأقسام بصور القرارات والعقود ببعض المعلومات من واقع ملفات الموظفين . 
5)حفظ ملفات الشؤون الإدارية والمالية . 
6)تصوير مسوغات التعاقد من ملفات المتعاقدين وتجهيزها لإرسالها لوزارة الخدمة 
  المدنية .

5. مدير مكتب العميد 1433هـ وحتى تاريخه

رؤية المكتب :

أن يكون المكتب نموذجاً يحتذى في المهنية ، والدقة والجودة في الأعمال الإدارية .


مهام مدير المكتب :


* الإشراف العام على الأعمال الإدارية والتطويرية بالمكتب من خلال السعي لتوفير البرامج.

الآلية المساعدة :


* التوجيه والإشراف والمتابعة لكافة أعمال المكتب.  


* متابعة تنفيذ قرارات وتوجيهات سعادة العميد.


* استقبال الزوار والمراجعين وتقديم كافة التسهيلات لهم وفق النظام والإمكانات المتاحة لهم .


* تدقيق الطلبات والمعاملات الواردة للمكتب قبل العرض على سعادة العميد.

أرقام الاتصال

هاتف / 0164043254
[email protected]

تواصل

نزاهه

الخدمات الإلكترونية

مواقع أعضاء هيئة التدريس والموظفين

تلاوة خاشعة

Image result for ‫قران كريم‬‎

التعليم العالي

معهد الادارة العامة

Image result for ‫معهد الادارة‬‎

إحصائية الموقع

عدد الصفحات: 31

البحوث والمحاضرات: 0

الزيارات: 5024