دور المرشد الأكادي
نظراً لأهمية الإرشاد الأكاديمي ، يتعين علي المرشد أن يطلع علي النظام الأكاديمي وأن يخطط لقضاء الوقت الضروري مع كل طالب من الطلاب المكلف بإرشادهم ، فالإرشاد الدقيق قد يمنع المشاكل الصغيرة من أن تتضخم وتعدو كبيرة كما يساعد الطلاب في أن ينجحوا وأن يستمتعوا في تخصصهم الدراسي
ما هي مسئولية المرشد الأكاديمي وواجباته؟
دور المرشد الأكاديمي يبدأ منذ لحظة انتماء الطالب إلى الكلية ويتمثل في:-
• الاهتمام الصادق بنجاح الطلاب بمساعدتهم فى تحقيق أهدافهم التعليمية.
• الإلمام بالسياسات والإجراءات الجامعية وخاصة ما يتعلق بالتخصص الرئيسي والفرعي
كذلك مراجعة الخطط والسياسات السابقة وتتبعها بصورة منتظمة والتي على أساسها
تبنى كافة المجهودات لبناء الخطة الدراسية للطالب.
• معرفة أجندة العام الجامعي والتنبه للمواعيد النهائية لكل إجراء مرتبط بالتسجيل.
• مساعدة الطالب فى تخطيط برنامجه الدراسي بشرح آل ما يختص بالتخصص الرئيسي
والفرعي، المتطلب السابق, تتابع دراسة المقررات، البرنامج الدراسي المناسب.
• اعتماد البرنامج الدراسي للطالب.
• بتواصل العلاقة الأكاديمية يمكن للمرشد مساعدة الطالب فى اتخاذ قراراته وتحمل
مسئولية القرار حيث لا يستطيع المرشد الأكاديمي أخذ القرار للطالب ولكنه يعطى
الخيارات ليأخذها الطالب فى الاعتبار عند أخذ قراره.
• الإلمام بموارد الجامعة، خدماتها، ومساعدتها وعرضها على الطالب والمعاونة فى
الإفادة منها عند الطلب.
• تشجيع الطلاب على المشاركة فى الأنشطة الطلابية فى مختلف مستوياتها: التخصص،القسم, االكلية، الجامعة) حيث تعد المشاركة مفتاح لتآلف الطالب مع الكلية).
• إعطاء وقت كاف لتقديم النصيحة والخبرة للطلاب.
• المشاركة فى الندوات وورش العمل التي تنظمها الجامعة لتنمية مهارات الإرشاد والوقوف على ما يطرأ من تطوير السياسات والإجراءات والاحتياجات.
• تسهيل الاتصال بين الطالب ومختلف الجهات ذات الصلة باحتياجات داخل الجامعة.
• تخطيط الجدول الدراسي للطالب.
• رصد التقدم الدراسي للطالب ومتابعته.
• توضيح الأهداف المهنية للطالب.
• المحافظة على سرية المعلومات والسجل الأكاديمي للطالب إلا في حالة موافقة الطالب كتابة.
• تنظيم برامج إرشادية وتوجيهية للتعريف بنظام الدراسة للطلاب
المستجدين.
• إعداد تقرير سنوي في نهاية العام الدراسي عن أعمال اللجنة.
• تنظيم برامج الدعم الأكاديمي وغير الأكاديمي للطلبة المتفوقين
والمتعثرين وذوي الاحتياجات الخاصة.
• إعداد ملف الإرشاد الأكاديمي للطالب ويجهز ملف لكل طالب ويسجل عليه اسم الطالب
ورقمه .
ويضم
الملف نسخة استمارة بيانات الطالب ، قائمة مقررات التخصص الدراسي المؤدية لتخرج
الطالب.واستمارات التسجيل.ونسخة حديثة من السجل الدراسي(كشف التقديرات). والوثائق
الإدارية الأخرى (كاستمارات تأجيل المواد مثلا). و جدول تسجيل الطالب للفصل
الدراسي ونسخة من إشعارات الطالب الفصلية وكشف
لمتابعة سير الطالب الدراسي .
• يدرس المرشد الأكاديمي ملف الطالب وتخصصه ويتم ملء استمارة
التسجيل الخاصة بكل طالب قبل موعد تسجيله،حيث يأتي الطالب سعيا وراء النصح في
اختيار المقررات ومعرفة الخطوات التالية قبل توقيع المرشد النهائي، حيث يوجه
الطالب بعد ذلك إلى شئون الطلاب لتقوم بتسجيل المقررات.
•يقوم المرشد الأكاديمي بتقديم كافة الخدمات الإدارية والإرشادية لمساندة المسيرة العلمية لدى الطالب الجامعي، ومساعدته لكي يتخطى أي من العقبات التي يصادفها أو التي من المحتمل أن يقابلها خلال دراسته.
•يقوم المرشد الأكاديمي بإرشاد، ومحاولة توضيح الطريق الصحيح للوصول للتخصص الذي يناسب إمكاناته وقدراته التحصيلية.
• يفرغ نتائج الطالب الفصلية في السجل التراكمي للطالب ويحصل على النسخة (الحاسوبية) لسجل الطالب التراكمي ويخبر الطالب أن يحتفظ بنسخة من إشعارات النتائج الفصلية . وتسجيل حصول الطالب على جوائز تميز أو مكافأة تفوق.
توجيه الطالب إلى من يستطيع الرد على استفساراته ومناقشة الطالب في الموضوعات التالية:-
اختيار المقررات
على المرشد الاستعانة بقائمة مقررات التخصص الدراسي أثناء مساعدة الطلاب في اختيار مقرراتهم.
تسجيل المقررات
يدرس
ملف الطالب ثم يوجه الطالب بعد ذلك إلى إدارة القبول والتسجيل لتقوم بتسجيل
المقررات على الحاسب الآلي.
الجدول الدراسي
على المرشد التأكد من أن الطلاب يعرفون المكان والزمان الذي تبدأ فيه المحاضرات، ومن عدم وجود أي تعارض في مواعيد جدول الطالب الدراسي.
• شرح متطلبات التخرج للطالب
يتعين على الطالب أن يجتاز ساعات البرنامج المعتمدة للحصول على درجة البكالوريوس
موزعة كما يلي
إتمام متطلبات الجامعة و الكلية والقسم بنجاح
•على المرشد الأكاديمي أن يساعد الطالب في إعداد جدول زمني وخطة لإكمال متطلبات التخرج بما لا يتعدى الحد الأقصى من السنوات المسموح به
شرح تقديرات المواد و التقدير التراكمي:-
على المرشد الأكاديمي أن يعرف الطلاب ما هي الحدود الدنيا و القصوى للتقديرات (ضعيف جدا - ضعيف - مقبول – جيد – جيد جدا – ممتاز) و كذلك كيفية حساب التقدير التراكمي للأربع سنوات، أيضا من الضروري أن يقوم المرشد الأكاديمي بتعريف الطلاب تقسيم درجات المواد الدراسية (عملي – شفوي – أعمال السنة – نظري نهائي).
وعليه التأكد مما يلي :-
- نجاح الطالب في كل المقررات
المطلوبة والمتطلبات السابقة لدراسة كل مقرر حيث أنه لن يسمح للطالب بتسجيل مقرر
لم ينجح في المتطلب السابق له .
- معرفة الحد الأدنى والحد الأقصى من الساعات المعتمدة التي يسمح للطالب بأدائها (
العبء الدراسي للطالب ) .
- يقاس أداء الطالب الفصلي والتراكمي من خلال
احتساب معدل نقاط التقدير الفصلي والتراكمي . ويحتسب كل منهما باستخدام المعادلة
الحسابية التالية:-
-على المرشد الأكاديمي أن يُعين الطلاب في تحمل عبئهم الدراسي حسب معدلاتهم
الفصلية والتراكمية بحيث يستطيع الطالب الذي يكون معدله التراكمي تحت الملاحظة
الأكاديمية أن يرفع معدله لإزالة هذا الوضع . ويجب على المرشد الأكاديمي أن يوضح
للطالب أن الملاحظة الأكاديمية ليست عقابا أو تأديبا بل أنها تمكن الطالب من
الاستمرار في الدراسة بالحد الأدنى من عبء الساعات المسموح بتسجيلها نظامًا
لمساعدته في تحسين أدائه، وأن إنهاء التخصص بمستوى عال أهم من الإنهاء السريع
للبرنامج بأداء منخفض
-على المرشد توزيع النموذج المعد للحذف أو الإضافة على الطلبة الذين يرغبون بإجراء تعديلات على تسجيلهم الأصلي خلال الأسبوع الأول من الفصل الدراسي.
-على المرشد توقيع الاستمارة للطلاب الراغبين في الانسحاب من مقرر ويحصلون على علامة (منسحب ) ، واعتماد هذا النموذج من إدارة الكلية.
حذف وإضافة المقررات :
على
المرشد توزيع النموذج المعد للحذف أو الإضافة على الطلبة الذين يرغبون بإجراء
تعديلات على تسجيلهم الأصلي خلال الأسبوع الأول من الفصل الدراسي.
الانسحاب من مقرر:
على
المرشد توقيع الاستمارة للطلاب الراغبين في الانسحاب من مقرر ويحصلون على علامة
(منسحب ) في سجلهم الدراسي خلال الفترة من الأسبوع الثالث وحتى نهاية الأسبوع
الثامن، شريطة أن لا يقل عدد الساعات المعتمدة عن الحد الأدنى، واعتماد هذا
النموذج من إدارة الكلية.
غياب الطالب:
• مراقبة
غياب الطالب وذلك من خلال تقرير القائم بالتدريس ويحتسب الغياب من اليوم الأول في
الدراسة، ويجب توجيه إنذار أول للطالب حال تغيبه نسبه 5 % من الساعات التدريسية
المعتمدة للمقرر، وتوجيه إنذار ثاني إلى الطالب حال تغيبه نسبه 10% من الساعات
التدريسية المعتمدة للمقرر، وحرمان الطالب من حضور الامتحان النهائي للمقرر حال
تغيبه نسبة 25% من عدد الساعات المعتمدة للمقرر. ويعتبر الطالب الذي حرم من دخول الامتحان
بسبب الغياب راسبًا في المقرر.
• مساعدة الطالب في
مواجهة الصعوبات التي يقابلها وذلك من خلال تحديد أسباب المشكلة واقتراح الحلول
المناسبة لها.
• توجيه الطالب إلى المكان الذي يستطيع حل مشكلاته والرد على
استفساراته و توجيهه إلى الإرشاد المتخصص: النفسي- الاجتماعي - الطبي.
• مراقبة سلوك الطالب مع أعضاء هيئة التدريس وزملائه وتسجيل الملاحظات التي
ترد إليه من الإدارات المختلفة بالكلية
• يسجل المرشد في ملاحظاته مدى انتظام الطالب في مقابلاته
ومدى استجابته للنصائح المقدمة له والتطور في شخصيته.
• إعداد تقرير في نهاية كل فصل دراسي، يتضمن دراسة إحصائية عن مستوى
الطلاب التابعين له (نسبة المتفوقين، متوسطي المستوى، المتعثرين وأسباب تعثرهم)،
بالإضافة إلى النصائح والمقترحات.
• •ينظم جدولا لجلسات الإرشاد الفردي للطلاب و يجتمع بالطلاب وتعرف على قدراته وميوله مبكرا ويعرف الطالب بمسار كل تخصص ومواده الدراسية .
•تسجيل توقيع عقوبات على الطالب وتسجيل الأنشطة التي شارك فيها الطالب وطريقة مشاركته (حضور، مشاهدة، أداء فعلي للنشاط) ومستوى المشاركة (على مستوى الكلية، الجامعة، الجامعات).
•يعد نموذجا للخطة الدراسية أو يحصل عليه من مكتب
التسجيل و يجهز خطة دراسية لكل طالب بحسب تخصصه .
• يشرك الطلاب في بناء الخطة الدراسية ويحصل على جداول
الطلاب المستجدين من مكتب التسجيل .
•يعدل خطة الطالب الدراسية وفق المستجدات ومصلحة الطالب ويزود طلابه بنسخة من الخطة الدراسية التي أعدها .
•يجتمع بالطلاب ويحدد معهم الاحتياج
وفقا لخططهم الدراسية ويتأكد من تسجيل الطالب للحد المطلوب من الساعات وفق معدله التراكمي .
•يعالج مشكلات التسجيل أولا بأول ويضع البدائل للطالب و يتأكد من تعبئة كافة بيانات الجدول .
•يعتمد الجدول بعد انتهاء التسجيل واحتفظ بنسخة منه ويوجه الطالب بتسليم الجدول لمكتب
التسجيل والحصول على نسخة معتمدة الإشراف على عملية
الإضافة ويناقش طلابه في أسباب الحذف و مبرراته .
•يضع آلية للاتصال بالطلاب عند الحاجة ويسلم الطلاب إنذارات الغياب أو التأخر
الدراسي بالتنسيق مع مكتب التسجيل .
•يعد قائمة بالطلاب المتأخرين دراسيا و يحدد اجتماعا مع هؤلاء الطلاب ولا
يسخر منهم ويقنعهم بتأثير تأخرهم الدراسي على مستقبلهم ويشاركهم في وضع خطة
لمعالجة ذلك .
•يعد قائمة بالطلاب المتفوقين دراسيا و يعد خططا دراسية خاصة بهم وينسق مع مكتب
التسجيل لتلبية احتياجاتهم ومتطلبات تخرجهم
•يمثل المرشـد الأكاديمي حلقـة الوصل التي تربـط الطالب بقسـمه الأكاديمي، وينقــل لإدارة الجامعة صورة عن حياة الطالب الجامعيـة.
•يقوم المرشــد الأكاديمي بالمراجعـة الدورية لخطـة الطالب وإرشـاده إلى المقــررات التي يمكــن لـه أن يسجلها فـي كـل فصل.
•يشـارك المرشـد الأكاديمي الطالب المشكلات الخاصة والصعـوبات الدراســـــية التي يواجههـــــا في أثناء فترة دراســته الجامعيـة ويسعى إلى إيجاد الحلول التي تناسـبه وتتناسب وأنظمة الجامعة.
• التشجيع المستمر للطالب حتى ولو بكلمات قليلة ومشاركته في التفكير في العمل بعد التخرج والتخطيط له ويعمل على دعم الطالب معنوياً ويوجهه بهدف زيادة مهاراته العلمية وذلك في ضوء إمكانياته وقدراته.
•يضع خطة دراسـية للطـالب تتناســب وإمكاناته. ويتابع مـدى تقدم الطالب طبقاً لهـذه الخطة الدراسية.
• مساعدة الطالب في اتخاذ قراراته وتحمل مسئولية القرار حيث لا يستطيع المرشد الأكاديمي أخذ القرار للطالب ولكنه يعطى الخيارات ليأخذها الطالب في الاعتبار عند أخذ قراره.
•الإلمام بموارد الجامعة، خدماتها، ومساعدتها وعرضها على الطالب والمعاونة في الإفادة منها عند الطلب.
•تشجيع الطلاب على المشاركة في الأنشطة الطلابية في مختلف مستوياتها: (التخصص، القسم, الكلية، الجامعة) حيث تعد المشاركة مفتاح لتآلف الطالب مع الكلية.
•إعطاء وقت كاف لتقديم النصيحة والخبرة لممارسة المشاركة في المهام مع الاتصال بالزملاء المقيدين للطلاب.
•المشاركة في الندوات وورش العمل التي تنظمها الجامعة لتنمية مهارات الإرشاد والوقوف على ما يطرأ من تطوير السياسات والإجراءات والاحتياجات.
تسهيل الاتصال بين الطالب ومختلف الجهات ذات الصلة باحتياجاته داخل الجامعة.
•تخطيط الجدول الدراسي للطالب وتوضيح أهدافه المهنية.ورصد التقدم الدراسي له ومتابعته.
•المحافظة على سرية المعلومات والسجل الأكاديمي للطالب إلا في حالة موافقة الطالب كتابة.
•تبويب المعلومات والملحوظات والتقارير المرتبطة بتعدد الطلاب وخططهم وقدراتهم واحتياجاتهم وتنظيم ذلك وفهرسته.
• إنشاء علاقة جيدة و متميزة و منفتحة مع الطالب و الاستماع الجيد للطالب وتوثيق الرابطة معه بتذكر معلوماته الشخصية (مراجعة ملفه قبل جلسة الإرشاد).
•التواجد في أوقات الساعات المكتبية و تقديم معلومات دقيقة للطالب.
•لا يتخذ القرارات نيابة عن الطلاب ولكن يدفعهم لاتخاذ القرار بمعرفتهم والتركيز على قدرات و مميزات الطالب بصورة اقوي من عيوبه.
•دراسة سجل الطالب الأكاديمي، متضمناً المقررات التي درسها، وخطته الدراسية وغيرها من بيانات ويتابع تقدم الطلاب التعليمي ويحدد أسباب القصور ويوجه الطالب لحلها.
•استخدم كافة مصادر المعلومات المتاحة لإرشاد الطلاب و يوضح كيف يساهم الطالب في عملية الإرشاد الأكاديمي.
•عدم توجيه نقد أو لوم لأعضاء هيئة التدريس أو المرشدين الآخرين أمام الطالب.
•معرفة فرص العمل المتاحة لمختلف التخصصات.
•تشجيع الطالب على التحدث من خلال طرح أسئلة مفتوحة الإجابة (لا تجاب بنعم أو لا).
• تقديم التوجيه الفردي للطالب للتغلب على الصعوبات التي تواجهه في دراسته
•المراجعة والموافقة على المواد التي تم تسجيلها بمعرفة الطالب للتأكد من مدى ملاءمتها وتوافقها مع إمكاناته وقدراته، ومن ثم تؤهله لدراسة التخصص الذي يريده.
الاحتفاظ بملفات للطلاب حيث يحتفظ المرشد بجميع الأوراق والمراسلات التي دارت بين الطالب والمرشد و يقيم فعالية وجدوى إرشاده للطالب.
•إعطاء علامة للتقارير الدورية وتزويد الطلاب بالملاحظات حول التقرير.المحاولة الجادة لتفهم ظروف الطلاب ومقابلته في الظروف المناسبة له.
•يجتمع بالطلاب ويبني علاقة طيبة معهم ، ويعرفهم بنفسه ويتعرف عليهم ويوضح لهم نظام المقررات ويعرض لهم ايجابيات النظام ومزاياه ويبين لهم أن هذا النظام من أجلهم وفيه مصلحتهم ويوزع عليهم
•يعرض لهم خطة العمل معهم ويؤكد على أهمية الحضور والانضباط خلال
دراستهم ويعلن لهم ساعاتهم المكتبية ويوضح لهم أهمية تواصلهم معهم .
