مستويات الرقابة
مستويات الرقابة :
هناك ثلاث مستويات رقابية تعمل على زيادة احتمالات تحقيق الخطط و السياسات و الأهداف المحددة و هي
1- الرقابة الاستراتيجة :
تتضمن مراقبة و متابعة العوامل البيئية الأكثر تعقيدا و التي يمكنها التأثير بصورة كبيرة على مدى تطبيق الخطط الإستراتيجية .
تساهم في وضع خطط رقابية تكتيكية و تشغيلية و تتم من خلال مدراء الإدارة العليا .
2- الرقابة التكتيكية :
تقوم به الإدارة الوسطي و التي تركز على تقييم عملية التنفيذ للخطط التكتيكية ،متابعة النتائج الدورية المرافقة لعملية التنفيذ .
- يمكنها المشاركة مع الرقابة الإستراتيجية من خلال تقديم المعلومات المتعلقة بالقضايا الإستراتيجية .
3- الرقابة التشغيلية :
- تقوم به المستويات الإدارية الدنيا من خلال الإشراف على الخطط التشغيلية و متابعة النتائج اليومية للأنشطة
- تقدم تغذية راجعة عما يدور في المنشأة و التعرف على مدى تحقيق الأهداف القصيرة و الطويلة الأجل .
خطوات العملية الرقابية :
1- وضع المعايير الرقابية :
و تعتبر الخطوة الأولي في العملية الرقابية و التي تم تحديدها مسبقا في عملية التخطيط
المعايير توضح مجموعة المقاييس المستخدمة في تقييم الأداء و تقيم السلوك المرافق لهذا الأداء .
2- قياس الأداء :
و يعتمد على مدى صدق و صحة المعايير الموضوعة و مدى قابليتها لقياس النشاط المنوي فحصه
المعايير الرقابية وحدها لا تمكن من تقييم الأداء و كشف الانحرافات في غياب مقاييس الأداء الفعلي
و المطلوب هنا قياس درجة الكفاءة في إنجاز الأعمال باستخدام معايير متنوعة تتناسب مع الشيء المراد قياسه .
3- مقارنة الأداء بالمعايير :
تتمثل بمقارنة الأداء الفعلي بالمعايير الموضوعة و تعتمد على طبيعة المعلومات التي تم تجميعها من قبل المدير و التي تمكنه من تقييم الأداء و كشف الانحرافات ،من الممكن للمدير و تسهيلا للرقابة أن يتجاوز عن بعض الأخطاء و الانحرافات التي لا تؤثر على الأهداف على أن يركز فقط على الأخطاء الاستثنائية .
4- تصحيح الانحرافات :
الهدف الأساس لعملية الرقابة هي تصحيح الانحرافات و الأخطاء
و تعتبر الانحرافات السلبية و معالجتها الموجبة هي الخطوة الأساسية للعملية الرقابية .و غالبا ما ما يتخذ أحد الأشكال التالية و هي :
· البقاء على الوضع الحالي .
· اتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة
· تغيير المعايير .
معوقات و مقاومة الرقابة :
1- الإفراط في الرقابة .
2- نقص المرونة و تجنب تحمل المسئولية .
3- الرقابة الاستبدادية و غير الدقيقة .
أدوات الرقابة :
1- الرقابة بالملاحظة الشخصية .
2- الموازنات التقديرية .
3- التقارير
4- البيانات الإحصائية و الرسوم البيانية
5- الخرائط الرقابية
خصائص نظام الرقابة :
1- الدقة
2- الاقتصاد
3- المرونة
4- سهولة الفهم و الموضوعية
5- يعكس طبيعة النشاط و احتياجاته
6- سرعة الإبلاغ عن الانحرافات .
التنبؤ بالمستقبل