نبذة عن السكرتارية

بسم الله الرحمن الرحيم



مهام ووظائف السكرتارية



هنالك علاقة وثيقة تربط بين السكرتير والأعمال المكتبية المختلفة . فأعمال السكرتارية أو الأعمال المكتبية من استقبال وتصدير البريد كتابة الرسائل والمذكرات والتقارير ، واستقبال الزوار ، تحضير الاجتماعات ، وحفظ وتصنيف الأوراق والملفات ، واستخدام الأجهزة المكتبية الحديثة ، والطباعة على الآلة الكاتبة والحاسوب ، واستنساخ صور الوثائق والمستندات هي أساس وظائف المهمة الكتابية التي يقع على عاتقها خدمة الإدارات الرئيسية الأخرى في المنظمة.

وبمقدار كفاءة وحيوية أجهزة السكرتارية والموظفين الكتابيين ، تكون كفاءة وحيوية المنظمة في تحقيق أهدافها . فالعلاقة وثيقة ووطيدة بين أهداف المنظمة وبين كفاءة القائمين على أمر الأعمال الكتابية أو أجهزة السكرتارية بها .

مفهوم السكرتارية :
إن كلمة سكرتير ليست عربية بل إنجليزية الأصل ويعني الجزء الأول منها " السر" ولذلك نطلق لفظ كاتم السر أو أمين السر على من يقوم بأعمال السكرتارية بدلا . من أن نطلق عليه اسم " سكرتير " . وفي بعض البلدان مثل الولايات المتحدة الأمريكية تعني وزير وفي انجلترا مثل وكيل / أمين عام الوزارة ومرات أمين عام / سكرتير عام .

إن كلمة سكرتير بمعناها المحدد البسيط تعني ذلك الموظف الذي يقوم بمساعدة كبار المديرين بالمنظمة ومعاونته في تنظيم وقته ، استقبال الزوار والمحادثات الهاتفية ، تنظيم وحفظ الأوراق والملفات الإطلاع على الصحف اليومية وإخباره بما تحويه من أخبار عن المنظمة .

أعمال وواجبات السكرتارية :
1/ استلام البريد اليومي الوارد وتسجيلـه وفرزه وتوزيعه على الأقسام المختلفة وكذلك الاعتناء بالبريد الصادر من المنظمة .
2/ متابعة البريد والرسائل المرسلة للأقسام المختلفة وخاصة تلك ذات المواعيد المحددة للرد .
3/ حفظ الرسائل والمستندات في ملفاتها المناسبــة ، وحفظ وترتيب الملفات في أماكنها المناسبة وبطريقة منظمة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة أو الطلب .
4/ مساعدة المدير / الرئيس على التنبؤ بالمشاكل وتخطيط برامج المستقبل وذلك بتقديم المعلومات المناسبة له في الوقت المناسب .
5/ العمل على حماية وتنظيم وقت الرئيس .
6/ الإطلاع على الصحف وعرض المعلومات المهمة ذات العلاقة والصلة بأعمال المنظمة على الرئيس .
7/ دراسة الموضوعات التي يطلبها الرئيس وتقديم تقارير مكتملة بخصوصها .
8/ استقبال الزوار الذين يصرون لمقابلة الرئيس / المدير .
9/ الإشراف على أنشطة المنظمة التي تقويم بتنظيمها في المناسبات المعنية .



المؤهلات والسمات الشخصية :
يجب على السكرتير أن يكون مؤهلا علميا وعمليا حتى يستطيع القيام بعمله بكفاءة واقتدار . وبالنسبة للمؤهل العلمي فإن كل نوع من أنواع السكرتيرين يتطلب مؤهلا علميا يتناسب والعمل الذي يقوم به ..

ولكن هنالك سمات شخصية عامة يجب توفرها في السكرتير ألا وهي :
¨ التفاني بالعمل والإخلاص فيه .
¨ قوة الذاكرة .
¨ اللباقة والكياسة .
¨ قوة الشخصية .
¨ الإلمام بالشؤون الإدارية والمالية المختلفة بالمنظمة .
¨ الإلمام بعلاقات الإدارات والأقسام والوحدات وإجراءات سير العمل بالمنظمة .
¨ التكتم على الأمور السرية في العمل .
¨ أن يكون طموحا .
¨ الحصول على جانب كبير من الثقافة .
¨ أن يكون صبورا .
¨ الإلمام بطبائع الناس وميولهم وعاداتهم .
¨ الإنصات .

أنواع السكرتارية :
¨ الخاصة .
¨ المتخصصة .
¨ العامة .
¨ التنفيذية .
السكرتارية الخاصة :
يقوم بها ما يسمي بالسكرتير الخاص ويكون موضع ثقة المدير / الرئيس ويكون مؤتمن على أسرار الرئيس .
مقومات السكرتارية الخاصة :
¨ حسن المظهر .
¨ كتمان الأسرار . النشاط والحيوية إذ أن عمله يتطلب حركة دائبة وتنقل مستمر بين الإدارات مما يتطلب قدرا كبيرا من النشاط والحيوية .
الثبات الانفعالي :
إن الثبات الانفعالي من السمات الأساسية والتي تتطلب من السكرتير أن يقابل المواقف المختلفة بما تستحقه من انفعالات – فكثير ما تواجهه مواقف قد تستثير غضبه أو قلقه أو اكتئابه ومن المهم السيطرة على الانفعالات والتحكم في الأعصاب والبعد عن القلق الشديد الذي يعطل التفكير والتركيز .
¨ حب العمل والإخلاص فيه : إن الإخلاص والشعور بالانتماء للعمل والمنظمة من مقومات السكرتير الناجح .



¨ قوة الذاكرة : يجب الاعتماد على الذاكرة إلى حد كبير لاسيما في الأعمال المستعجلة التي يكلفه بها الرئيس ولا تحتاج إلى مذكرات كتابية .
¨ قوة الشخصية : التمتع بشخصية قوية والاعتزاز بكرامته والمحافظة على الهدوء في كل الأعمال التي يقوم بها .

المهارات الفنية :
كل الصفات والسمات المذكورة سابقا يجب أن تتماشي مع مقدرة السكرتير على القيام بالمهارات الفنية المطلوبة منه كإتقان الطباعة والاختزال واستعمال الأجهزة المكتبية كالتلكس والفاكس والحاسوب والهاتف وآلات النسخ والتصوير والإلمام بترتيب الرسائل والوثائق .

أهم أعمال السكرتير :
¨ تلقي الرسائل الواردة وعرضها على المدير بعد فحصها والتأكد من وجود المرفقات اللازمة .
¨ طباعة وكتابة ردود الرسائل الواردة .
¨ دراسة الموضوعات التي يريد المدير البحث فيها مع تقديم التقارير اللازمة عنها .
¨ تنظيم مقابلات المدير وحفظ البيانات عن المواعيد وإخطار المدير مسبقا .
¨ إطلاع المدير على كل ما ينشر عن المنظمة في الصحف والمجلات .
¨ حفظ أوراق ووثائق المدير في ملفات خاصة بطريقة يسهل الرجوع إليها عند الحوجة .
¨ الرد على المكالمات الهاتفية .

الساعات المكتبية

الساعات المكتبية

أعلان هام

إعلان هام

أرقام الاتصال

أرقام الاتصال

إحصائية الموقع

عدد الصفحات: 9

البحوث والمحاضرات: 0

الزيارات: 2613