Dr. Mona Tawakkul Elsayed

Associate Prof. of Mental Health and Special Education

التسيير الإلكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات: دراسة حالة الشركة

التسيير الإلكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات: دراسة حالة الشركة الوطنية للكهرباء والغاز سونلغاز فرع إنتاج الكهرباء

 

باشيوة سالم

ماجستير علم المكتبات والتوثيق، جامعة الجزائر

أستاذ مساعد (ب) قسم العلوم الإنسانية، جامعة قالمة

[email protected]

 

 

المستخلص

لقد أصبحت تطبيقات تكنولوجيا المعلومات في مجالات التنمية والتعليم والانتاج والصناعة من الخيارات والاختيارات التي تسعى من خلالها هذه المؤسسات الى تحقيق الميزة التنافسية، وتعدّ مؤسسة سونلغاز الجزائر SPE، من بين هذه المؤسسات التي باشرت إلى إدخال تطبيقات واتاحات تكنولوجية التسيير الالكتروني للمعلومات ضمن إستراتجيتها في التطوير الدائم للنجاعة، وعلى مستوى كامل فروعها الإنتاجية.

بعد أن خطت SPEتجربة ناجحة في إدارة فروعها الإنتاجية من خلال نظام "GMAO" عمدت إلى تدعيم هذا النجاح بنظام التسيير الإلكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات الذي يوفر الوصول واستغلال مختلف الوثائق التقنية والمخططات من طرف التقنيين المكلفين بالصيانة في إطار وظائفهم، وعن طريق هذا النظام فإن SPEفي الطريق نحو تشكيل قاعدة بيانات وثائقية تسمح بالحفاظ على ذاكرتها.

وسنبرز في هذه الدراسة أهمّ الخطوات والمراحل التي إتبعتها وحدة  إنتاج الكهرباء SPEفي إدخال هذا النظام، وما هي النتائج التي تحققت لها في الميدان.

 

الاستشهاد المرجعي

سالم، باشيوة. التسيير الإلكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات: دراسة حالة الشركة الوطنية للكهرباء والغاز سونلغاز فرع إنتاج الكهرباء.-Cybrarians Journal.- ع 37، مارس 2015 .- تاريخ الاطلاع <أكتب هنا تاريخ الاطلاع على المقال> .- متاح في: <أنسخ هنا رابط الصفحة الحالية>

 


 

مدخل تاريخي:

يَعدُ التسيير الإلكتروني للمعلومات والوثائق، في الحقيقة مصطلح تسويقي أكثر منه تقني، ويعود أصل هذا المصطلح على الأرجح إلى الهيئات والمنظمات المهتمة بتسيير الوثائق التقنية المعقدة والتي تحمل نصوص، رسومات(مخططات) والتي غالبا ما تستدعي تحديث متواتر([1]).

والتسيير الإلكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات يتمحور حول التسيير الآلي لمختلف مهام المكتبة أو مركز التوثيق؛ ويُعرف بتسميات مختلفة، منها "التسيير الوثائقي الآلي"، "التسيير الآلي للمكتبات"، "القراءة الآلية للوثائق LAD"(*)، "التعرّف الآلي على الوثائق RAD"(**)، "إدارة المعرفة KM/GC"(***)

كما يمكن القول أنّ تقنية التسيير الإلكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات جاءت كحلقة تقنية ناتجة عن تداخل مجموعة من العوامل المختلفة ساهمت في تشكيله، خاصّة عامل تطوّر الحواسيب وصناعاته، وتقدم صناعات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أكثرها تأثيراً.([2])

تجلّت بدايات ظهور مصطلح التسيير الإلكتروني للوثائق بشكل واضح في مطلع الثمانينيات من القرن العشرين. فقبل هذا التاريخ تميزت تقنية التسيير الإلكتروني للمعلومات والوثائق بنوع من الضبابية نظراً لرداءة شاشات العرض، الصور المرقمنة بالماسح بالإضافة إلى عدم كفاية طاقات التخزين في الأشرطة الممغنطة.

 لكن مع بداية الـ80نات بدأت تقنيات التسيير الإلكتروني للمعلومات والوثائق في التطور، حيث أصبحت هناك إمكانية –كبيرة- في التحكم الجيّد في النصوص المرقمنة من حيث الجودة والسرعة. وأولى تطبيقاتها كانت في الأرشفة الإلكترونية، والبداية كانت في الولايات المتحدة الأمريكية في بداية 1983من خلال عقد الشراكة بين مكتبيين أمريكيين (Integrated Automatisation)وفرنسيين (MC2)، حيث تمّ تصوير عدد كبير من الوثائق على المصغرات الفيلمية وتخزينها في أقراص ضوئية رقمية (DON)([3])وخلال عشرية 1990-1980عرفت تقنية GEIDEإستغلالاً بطيئاً نظراً لغلاء تجهيزاته، والأخطار التقنية التي تهدد عملية تنصيبه([4]) وصيانته..

وفي حدود 1994وضعت مجموعة من الخبراء والمحترفين الفرنسيين، الذين يشكّلون الجمعية الفرنسية لمحترفيّ التسيير الإلكتروني للوثائق(APROGED(*))تعديلاً على مستوى المصطلح نظراًُ لإتساع مجال التسيير الإلكتروني للمعلومات والوثائق، ولتجاوز هذه التقنية تسيير الوثائق فقط بل تمتد إلى تسيير كلّ أنواع المعلومات خاصة تلك المنبثقة من الإعلام الآلي، ليصبح المصطلح تحت تسمية (GEIDE)(*)وتعني التسيير الإلكتروني للمعلومات والوثائق الموجودة. أو التسيير الإلكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات. لذلك فالتسميتان كليهما ترتكزان على الحلول والتكنولوجيات الحديثة.

 

I-  مفهوم التسيير الإلكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات :

إنّ حجم المعلومات المتبادلة في الشركات يتضاعف بسرعة هائلة، ومع تزايد حاجة المستعملين للمعلومة المناسبة في الوقت المناسب وعلى الشكل المناسب، جاءت تقنية التسيير الإلكتروني للوثائق لحل هذه المشاكل.([6])

إذا أردنا الاهتمام بما يسمى بالتسيير الإلكتروني للوثائق، فإننا قد نواجه في البداية عدّة تعريفات ومصطلحات لهذه التقنية الحديثة، والتي نذكر على سبيل المثال: التسيير الإلكتروني للوثائق (GED)، العمل التسلسلي (Workflow)، أو المعالجة الإلكترونية للملفات أو الوثائق، وتقنية العمل الجماعي Groupware.

التسيير الإلكتروني للوثائقGED، أو التسيير الإلكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات GEIDE،أو التسيير الإلكتروني للمعلومات والوثائق الموجودة GEIDE، هو مجموعة من الوسائل والتقنيات التي تسمح بإزالة الطابع المادي Dématérialisation، وكذا تسيير، تخزين واسترجاع الوثائق والمعلومات والبحث عنها، وذلك باستعمال تطبيقات الإعلام الآلي"([7]).

و"هو مجموعة من الأدوات والتقنيات التي بها يمكن ، ترتيب، تسيير، حفظ الوثائق، واسترجاعها من خلال مجموعة من تطبيقات الإعلام الآلي في إطار النشاط العادي للمؤسسة"([8])،

كما يعرّفه "دوشمان DUCHEMIN" على أن التسيير الإلكتروني للوثائق يهتم بصفة أساسية في إنشاء، ترتيب، استرجاع، حفظ، تبادل وبث أكثر من وثيقة سواء كانت أصلية أو مرقمنة"([9]).

        ونتيجة لهذا يمكن للمكتبي أو الأرشيفي مثلاً أن يصل إلى رموز (شفرات) الوثائق في وقت قيّاسي يقدّر بالثواني. بمعنى أن التسيير الإلكتروني للمعلومات والوثائق سيمكن الموظف من استرجاع الوثائق التي يحتاج إليها عند أدائه لعمله دون مغادرة موقع عمله. فالمحاسب في المؤسسة مثلاً يمكن له من خلال هذه التقنية إيجاد فاتورة في ظرف ثانية أو ثانيتين في الوقت الذي كانت تستغرق (05ß15ثا) في النظام القديم.([10])

توجد بعض الحالات التي تكون فيها تطبيقات التسيير الإلكتروني للمعلومات والوثائق ضمنية مثل الفهارس الإلكترونية، الوسائط الإلكترونية، الشبكات كالإنترنيت، الأنترانات... وهناك حالات أخرى يكون اللجوء إلى تقنية التسيير الإلكتروني للمعلومات والوثائق من أجل احتواء  بعض التطبيقات في مجال الأرشيف، والأرشفة الإلكترونية التي تعوض شيئًا فشيئًا مكان المصغّرات الفيلمية.

إن نظام التسيير الإلكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات يبرز استعماله عندما تكثر الوثائق، فهي تقنية تمكّن من الوصول الانتقائي للوثائق والمعلومات باستعمال الحاسوب المتصل بالشبكة.

هذا النظام، هو تقاسم المعلومات بين مجموعة عمل على الشكل الإلكتروني، وهذا للتقليل من تبادل الوثيقة الأصلية، في حين تكون هذه الأخيرة محفوظة في شكلها المادي وفي مكان واحد لتجنّب ضياعها، كما تسمح تكنولوجية هذا النظام بعصرنة وتسيير أفضل لطرق العمل والأرشفة، وكذا بث المعلومات والوثائق([11]).

 

II-  عوامل ظهور التسيير الإلكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات :

-        المشكلات التخزينية والمكانية للوثائق الورقية، بالنظر إلى الدفعات المتزايدة للوثائق والمصادر الورقية التي تنتجها المؤسسات بمختلف أشكالها باعتبارها المادة الأساسية في التعامل اليومي.([12])

-        الواقع الذي يعيشه الباحث أو المستفيد من جرّاء صعوبة الوصول إلى الوثائق المرغوب فيها في وقت قصير.

-        المشكلات الفنية التي تصاحب عمليات الاقتناء والمعالجة والفهرسة والتصنيف والاسترجاع، حيث تمنح الحواسيب خدمات فنية فعالة وبأقل جهد ممكن.

-        طبيعة المستفيد المعاصر، حيث تبدلت الكثير من المعطيات التي تؤثر في عملية الاستفادة والبحث عن المعلومات في حال عدم استثمار مثل هذه الإتاحات التكنولوجيا.

-        انخفاض أسعار تجهيزات الإعلام الآلي وظهور الحواسيب الشخصية بمعية أوعية التخزين الكبيرة، بالإضافة إلى حفاظها على المعلومات وضمان سلامتها من التلف.

-        ظهور وتطور الشبكات والاتصالات عالية السرعة.([13])

-        بروز برمجيات جدّ متطورة تعمل على ربط الكثير من العناصر فيما بينها، وتسهل استغلال المعلومات المخزنة في قواعد البيانات وبنوك المعطيات، كبرامج تسيير قواعد البيانات SGBD.

 

III- أهداف التسيير الإلكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات ([14])

التسيير الإلكتروني للمعلومات والوثائق تقنية مدمجة في ما يسمى "بإدارة المعرفة Knowledge Management"(*)أو " إدارة المعلومات" ويعدّ من الإستراتيجيات المستخدمة في المؤسسات من خلال بروز مشكلة صعوبة التحكم في المعلومات والوثائق التي تنتجها وتستقبلها في إطار نشاطها العادي، فمن ثمّ يجب تحديد مجموعة من الأهداف، ثم وفقها يتم التقييم فيما بعد، وهذه الأهداف هي كما يلي:

1- أهداف متعلقة بالتخزين:من خلال تقليص المساحات التخزينية واختزالها. وضمان سلامة النسخ الأصلية.

2- أهداف متعلقة بالتسيير: من خلال التحكم الأمثل في طرق التسيير وتنوع أدوات المخرجات، تحقيق عنصر الأمن في سياق تنقل الوثائق من أماكن متعددة، سواء من القرصنة أو في حال إرسالها وإستقبالها...

أهداف متعلقة بالبحث:  يمكن بث الوثائق والمعلومات داخل المؤسسة، وبين مختلف المصالح من خلال الشبكة المحلية (الأنترنات) وبتوظيف الكثير من خدمات ووسائل الشبكة العنكبوتية (الأنترنيت).

 

IV- أنواع وأشكال التسيير الإلكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات([15])

1- التسيير الإلكتروني الإداري للوثائق:يهدف هذا الشكل بصفة عامّة إلى اختصار الجهد والوقت في القيام بالعمليات الإدارية اليومية، بحيث يوفر النظام للإداريين العاملين في مكاتب منفصلة ضير التنقل والانتقال من وإلى المكتب الذي توجد فيه الوثيقة أو المعلومة.([16])

2- التسيير الإلكتروني للوثائق المكتبية :تتجسّد تطبيقاته في مباشرة الأعمال المكتبية التقليدية (الروتينية) والمستعملة بكثرة بين المصالح والأقسام، لما لهذه الوظائف من خاصية العمل الجماعي Workflow، ويَستخدم هذا النوع من التسيير برمجيات "تحرير النصوصWinWord" "M. Excel"..

3- التسيير الإلكتروني للأرصدة الوثائقية: إن التطور الحاصل اليوم في مجال صناعة تكنولوجيا المعلومات والتقدم السريع في نظم الاتصال عن بعد، بالموازاة مع "التخمة" الوثائقية والمعرفية الحاصلة في مختلف مجالات الحياة يكون قد أعطى الضوء الأخضر –ودون تمهّل- للمكتبات ومراكز التوثيق والمعلومات في توفير أحسن الطرق وأفضل الوسائل للوصول إلى أرصدتها الوثائقية والمعلوماتية.

5- التسيير الإلكتروني التقني للوثائق والمعلومات: أو التسيير الإلكتروني المهني للمعلومات ووثائق المؤسسات. يهتمّ هذا الصنف من التسيير الإلكتروني بمجمل التطبيقات والنشاطات الخاصّة بالتحكّم والتسيير الإلكتروني لوثائق ومعلومات مهنة معيّنة. وهذا الشكل نجده في الشركات والمؤسسات الكبرى، ومكاتب الدّراسات المتخصصة نظراً لاتساع رقعتها وضخم مسؤوليتها، من خلال التحكم الأمثل في عنصري الدّقة السرعة.

6- التسيير الإلكتروني للوثائق الأرشيفية:غالباً ما تكون الوثيقة الأرشيفية ذات قيمة "متميزة " وحالة فريدة من نوعها، بالإضافة إلى التغيّرات في الحالة الفيزيائية للوثيقة الأرشيفية. لذلك فنظام التسيير الإلكتروني للوثيقة الأرشيفية جاء ليحقق الحاجة الطردية بين المعلومة التي تحويها الوثيقة الأرشيفية، والحفاظ عليها من التلف والإهتلاك من خلال توفير نسخ على الشكل الإلكتروني المباشر، أو على وسائط إلكترونية كالأقراص المدمجة، والضوئية والمغناطسية، ...

 

V- المكونات المادّية والبرمجية للنظام:

نظام التسيير الإلكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات، مثله كباقي الأنظمة الأخرى، يحتاج إلى مستلزمات مادية وبرمجية ليَكُونَ في صورته الكاملة وبالتالي تحقيق الهدف من تنصيبه في المؤسسة، وهذه المكونات، هي:

 

تواصل معنا

الجدول الدراسي


روابط مكتبات


https://vision2030.gov.sa/


التوحد مش مرض

متلازمة داون

روابط هامة

برنامج كشف الإنتحال العلمي (تورنتن)

روابط مهمة للأوتيزم


ساعات الإستشارات النفسية والتربوية

تجول عبر الانترنت

spinning earth photo: spinning earth color spinning_earth_color_79x79.gif


موعد تسليم المشروع البحثي

على طالبات المستوى الثامن  شعبة رقم (147) مقرر LED 424 الالتزام بتسليم التكليفات الخاصة بالمشروع في الموعد المحدد  (3/8/1440هـ)


m.ebrahim@mu.edu.sa

معايير تقييم المشروع البحثي الطلابي



m.ebrahim@mu.edu.sa

ندوة الدور الاجتماعي للتعليم

 

حالة الطقس

المجمعة حالة الطقس

الساعات المكتبية


التميز في العمل الوظيفي

m.ebrahim@mu.edu.sa

(التميز في العمل الوظيفي)

برنامج تدريبي مقدم إلى إدارة تعليم محافظة الغاط – إدارة الموارد البشرية - وحدة تطوير الموارد البشرية يوم الأربعاء 3/ 5 / 1440 هـ. الوقت: 8 ص- 12 ظهرًا بمركز التدريب التربوي (بنات) بالغاط واستهدف قياديات ومنسوبات إدارة التعليم بالغاط

تشخيص وعلاج التهتهة في الكلام

m.ebrahim@mu.edu.sa

حملة سرطان الأطفال(سنداً لأطفالنا)

m.ebrahim@mu.edu.sa

اليوم العالمي للطفل

m.ebrahim@mu.edu.sa

المهارات الناعمة ومخرجات التعلم


m.ebrahim@mu.edu.sa

المهارات الناعمة

المهارات الناعمة مفهوم يربط بين التكوين والتعليم وبين حاجات سوق العمل، تعتبر مجالاً واسعاً وحديثا يتسم بالشمولية ويرتبط بالجوانب النفسية والاجتماعية عند الطالب الذي يمثل مخرجات تعلم أي مؤسسة تعليمية، لذلك؛ فإن هذه المهارات تضاف له باستمرار – وفق متغيرات سوق العمل وحاجة المجتمع – وهي مهارات جديدة مثل مهارات إدارة الأزمات ومهارة حل المشاكل وغيرها. كما أنها تمثلالقدرات التي يمتلكها الفرد وتساهم في تطوير ونجاح المؤسسة التي ينتمي إليها. وترتبط هذه المهارات بالتعامل الفعّال وتكوين العلاقات مع الآخرينومن أهم المهارات الناعمة:

m.ebrahim@mu.edu.sa

مهارات التفكير الناقد

مهارات الفكر الناقد والقدرة على التطوير من خلال التمكن من أساليب التقييم والحكم واستنتاج الحلول والأفكار الخلاقة، وهي من بين المهارات الناعمة الأكثر طلبا وانتشارا، وقد بدأت الجامعات العربية تضع لها برامج تدريب خاصة أو تدمجها في المواد الدراسية القريبة منها لأنه بات ثابتا أنها من أهم المؤهلات التي تفتح باب بناء وتطوير الذات أمام الطالب سواء في مسيرته التعليمية أو المهنية.

m.ebrahim@mu.edu.sa

الصحة النفسية لأطفال متلازمة داون وأسرهم

m.ebrahim@mu.edu.sa


m.ebrahim@mu.edu.sa

m.ebrahim@mu.edu.sa



لا للتعصب - نعم للحوار

يوم اليتيم العربي

m.ebrahim@mu.edu.sa

m.ebrahim@mu.edu.sa

موقع يساعد على تحرير الكتابة باللغة الإنجليزية

(Grammarly)

تطبيق يقوم تلقائيًا باكتشاف الأخطاء النحوية والإملائية وعلامات الترقيم واختيار الكلمات وأخطاء الأسلوب في الكتابة

Grammarly: Free Writing Assistant



مخرجات التعلم

تصنيف بلوم لقياس مخرجات التعلم

m.ebrahim@mu.edu.sa


التعلم القائم على النواتج (المخرجات)

التعلم القائم على المخرجات يركز على تعلم الطالب خلال استخدام عبارات نواتج التعلم التي تصف ما هو متوقع من المتعلم معرفته، وفهمه، والقدرة على أدائه بعد الانتهاء من موقف تعليمي، وتقديم أنشطة التعلم التي تساعد الطالب على اكتساب تلك النواتج، وتقويم مدى اكتساب الطالب لتلك النواتج من خلال استخدام محكات تقويم محدودة.

ما هي مخرجات التعلم؟

عبارات تبرز ما سيعرفه الطالب أو يكون قادراً على أدائه نتيجة للتعليم أو التعلم أو كليهما معاً في نهاية فترة زمنية محددة (مقرر – برنامج – مهمة معينة – ورشة عمل – تدريب ميداني) وأحياناً تسمى أهداف التعلم)

خصائص مخرجات التعلم

أن تكون واضحة ومحددة بدقة. يمكن ملاحظتها وقياسها. تركز على سلوك المتعلم وليس على نشاط التعلم. متكاملة وقابلة للتطوير والتحويل. تمثيل مدى واسعا من المعارف والمهارات المعرفية والمهارات العامة.

 

اختبار كفايات المعلمين


m.ebrahim@mu.edu.sa




m.ebrahim@mu.edu.sa

التقويم الأكاديمي للعام الجامعي 1439/1440


مهارات تقويم الطالب الجامعي

مهارات تقويم الطالب الجامعي







معايير تصنيف الجامعات



الجهات الداعمة للابتكار في المملكة

تصميم مصفوفات وخرائط الأولويات البحثية

أنا أستطيع د.منى توكل

مونتاج مميز للطالبات

القياس والتقويم (مواقع عالمية)

مواقع مفيدة للاختبارات والمقاييس

مؤسسة بيروس للاختبارات والمقاييس

https://buros.org/

مركز البحوث التربوية

http://www.ercksa.org/).

القياس والتقويم

https://www.assess.com/

مؤسسة الاختبارات التربوية

https://www.ets.org/

إحصائية الموقع

عدد الصفحات: 3687

البحوث والمحاضرات: 1166

الزيارات: 187924