مهام العمل

سكرتارية قسم نظم المعلومات الادارية

اهم الواجبات والمهام التي يقوم بها السكرتير

اولا - معالجة البريد يستلم البريد اليومي .يفرز البريد اليومي .يعرض البريد على المدير .يوجه البريد حسب الاختصاص .يصور البريد الوارد حسب الاهمية .يوزع البريد على الاقسام المختصة .يحفظ البريد الموجه للحفظ .يسجل البريد الصادر.يحفظ صورة من البريد الصادر .يرسل البريد الصادر .

ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف .يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة .يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال .يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص .يجري الاتصالات المطلوبة للمدير .يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير .

ثالثا - اعداد المراسلات : يحرر المادة المكتوبة .يطبع المادة المحررة .يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة .يصور الاوراق والمستندات المطلوبة .يصمم النماذج المطلوبة للعمل .

رابعا - تنظيم الاجتماعات : يحجز قاعة الاجتماعات .يوجه الدعوة للمشاركين .يجهز قاعة الاجتماع .يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع .يدون الملاحظات في الاجتماع .يعد محضر الاجتماع .يوزع محضر الاجتماع.

خامسا - تنظيم مواعد المدير المباشر : يسجل بيانات الزوار .يعرض الاجندة على المدير .يجهز البيانات المطلوبة .

سادسا - استقبال زوار المدير المباشر: يستقبل الزوار .يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة .يقوم باستقبال كبار الضيوف . ا

.سابعا - تنظيم محفوظات الادارة: يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات . يصنف المحفوظات . يرمز المحفوظات. يفهرس المحفوظات . يحفظ المحفوظات . يتلف المواد المحفوظة. يحضر الملفات عند الطلب.

ثامنا- متابعة اعمال الادارة: يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة. يطلع على ملف المتابعة يوميا. يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع. يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.

تاسعا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة: يؤمن المواد والمستلزمات. يعد بلاغات الصيانة والاعطال . يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة. يستلم المواد والمستلزمات للادارة. يحضر المصروفات النثرية للادارة.

عاشرا- استخدام تطبيقات الحاسب الآلي MS Office

أرقام الاتصال

نجلاء الفوزان

0164044510

[email protected]

إحصائية الموقع

عدد الصفحات: 9

البحوث والمحاضرات: 0

الزيارات: 2168