السكرتارية

السكرتارية

السكرتارية عملُ وفن: السكرتارية: تشتمل مهام السكرتارية على تنفيذ وتنسيق النشاطات المكتبية وتمرير المعلومات للموظفين والعملاء بدقة ، ويعتمد المدراء والمهنيون والعاملون في المؤسسات و الشركات و المنشآت الإقتصادية المختلفة على مهام السكرتاريا في تسيير العمليات الادارية ، وتختلف المهام المنوطة بالسكرتاريا ، حسب مستوى المسؤولية التي تتحملها ، ونوع المنشأة التي تعمل بها . تشمل السكرتاريا مجموعة من الاعمال المكتبية والادارية اللازمة لتسيير أعمال المؤسسة بصورة فعالة ، ومن هذه الاعمال : جدولة المواعيد ، والاجابة على الاستفسارات ، ونقل المعلومات عبر الهاتف وتنظيم الملفات وتعبئة النماذج والكتابة وطباعة الرسائل وعمل ترتيبات السفر والمواعيد والاتصال بالعملاء وغيرها من الاعمال، و قد تطورت اعمال السكرتاريا لتشمل تشغيل الحواسيب الشخصية واستخدامها لمعالجة النصوص ووضع الجداول وقواعد البيانات واستخدامها في مجالات النشر والتصميم و البحث عن المعلومات اللازمة.  كما تتطلب المهام  اتقان اللغة العربية والإنجليزية كتابة و محادثة. على القائمين بمهام السكرتاريا اجادة استعمال المعدات المكتبية مثل الفاكس والكمبيوتر وآلة التصوير وآلات التسجيل المتصلة بالهاتف، ويمكن للعاملين في مجال السكرتاريا العمل في مجالات تخصصية عدة منها يتطلب منهم الحصول على مهارات و كفايات متخصصة اضافية:

السكرتارية التنفيذية او المساعدة الادارية :

واصبحت مهام السكرتاريا التنفيذية تتركز نحو العلاقات العامة كاستقبال الزوار وترتيب الاجتماعات والمؤتمرات والاجابة على الرسائل اضافة للقيام بما سبق من مهام للسكرتاريا. وتتولى السكرتاريا التنفيذية ايضا مهام اخرى اكثر تعقيدا كاعداد الابحاث والتقارير الاحصائية وتدريب موظفين جدد ومتابعة قضايا وشؤون الموظفين الواقعة ضمن تخصصها، ومتابعة المسائل المالية ضمن تخصصها.


توصيف مهام السكرتير كلية المجتمع


1.     القيام بجميع أعمال القسم داخل نطاق العمل حسب توجيهات رئيس القسم.


2.     استلام جميع المعاملات الخاصة بالقسم أو أعضاء هيئة التدريس بالقسم.


3.     إطلاع رئيس القسم على المعاملات الخاصة بالقسم وتسليم و تسليم جميع أعضاء هيئة التدريس المعاملات الخاصة بهم.


4.     الرد على جميع المعاملات الواردة للقسم.


5.     تصدير جميع المعاملات الصادرة عن القسم والاحتفاظ بصورة كاملة من المعاملة بالقسم.


6.     أرشفة جميع المعاملات الواردة والصادرة للقسم.


7.     متابعة جميع معاملات القسم وأعضاء هيئة التدريس داخل إدارة الكلية وخارجها من إدارات الجامعة.


8.     التحضير لاجتماعات مجلس القسم والتنسيق بين أعضاء هيئة التدريس.


9.     إعداد محضر الاجتماع وتقديم التوصيات عن المواضيع ذات العلاقة.

الساعات المكتبية

الساعات المكتبية

أعلان هام

إعلان هام

أرقام الاتصال

أرقام الاتصال

إحصائية الموقع

عدد الصفحات: 14

البحوث والمحاضرات: 0

الزيارات: 1963