خطوات التخطيط
خطوات التخطيط
رغم اختلاف الخطط في المدى الزمني الذي تغطيه أو المدى النوعي أو التنظيمي فإن المخطط عليه إتباع عددا من الخطوات نتعرض لها فيما يلي:
1- الاعتراف بوجود الفرصة: إن الاعتراف بوجود فرصة يمكن استغلالها هي الخطوة المبدئية في عملية التخطيط ،وهي تعني التطلع إلى المستقبل وربط المستقبل بالأماني والرغبات المطلوبة، والفرصة قد تكون تقديم سلعة جديدة أو تعديل في السلعة القائمة، أو الوصول إلى أسواق جديدة أو استخدام طريقة تضيع جديدة أو إنشاء وحدة جديدة، وبعد الاعتراف بوجود هذه الفرصة يجب دراستها بوضوح ومن كل جوانبها ويتطلب ذلك تحليل وتقييم الموقف الحالي للمنظمة، وتحديد نقاط القوة ونقاط الضعف فيها، ودرجة اليقين في الوصول إليها بحيث يتبين ما يمكن أن نحصل عليه وما يمكن التضحية به وإذا تم الاعتراف الكامل بهذه الفرصة وبأبعادها يمكن وضع الأهداف الواقعة للوصول إليها.
2- وضع أو تحديد الأهداف: يعتبر تحديد الأهداف الخطوة الأولى في عملية التخطيط ، ويتم تحديد الأهداف للمنظمة ككل ثم لكل وحدة من وحداتها، والأهداف التي تعكس النتائج المتوقعة، الغايات التي يهدف إليها النشاط، كما تبين الراحل التي يجب التركيز عليها، وما يجب أن تتضمنه الإستراتجية والسياسات والإجراءات والقواعد والميزانيات والبرامج، ويجب أن توضح الأهداف الموضوعة اتجاهات الخطط الأخرى وتبيين الأهداف المنشقة للإدارات الأخرى وكلما تزايدت درجة الوضوح والواقعية في الأهداف الرئيسية ، كلما كانت الأهداف المنشقة أكثر وضوحا وأسهل تحديد وقابلة للتنفيذ.
وتحديد الأهداف الرئيسية والمشتقة يساعد على توجيه الجهود الجماعية ولذلك يجب التنسيق بين الأهداف الفرعية، وتخليصها من التضارب والتعارض، بحيث يتحقق التكامل والتوحيد والتوافق في تصرفات المنظمة ككل.
3- وضع المقدمات الافتراضية: إن الخطوة التالية من خطوات التخطيط هي الاتفاق على تحديد واستخدام المقدمات التخطيطية وهي تعتمد على المعلومات والظروف التي تواجهها وعلى السياسات الرئيسية التي يمكن تطبيقها وعلى إمكانيات الخطط المستخدمة والوقت الحاضر، والمقدمات هي افتراضات أولية على البيئة التي تستعمل فيلاها الخطط في المســـــتقبل وكلــــما تزايد عدد الإفـــراد الــمــشاركين فـــي التخـطــيط وتزايـد اتفاقـهم على استـخدام مقدمـات افتراضـية موحـدة، كلما تزايـد التنسـيق في وضـع الخـطط. والمقدمات من الأمور الضرورية للتنبؤ لأنها تجيب على التساؤلات بشأن مكان الأسواق وأنواع المنتجات وحجم المبيعات المتوقعة والتكاليف التي تتحملها المنشأة ومصادر الأموال التي تلجأ إليها.
4- تحديد البدائل: إن الخطوة التالية في عملية التخطيط هي البحث واختيار البدائل من التصرفات وخاصة التي لا تظهر مباشرة، فلا يوجد خطة يمكن الوصول إليها بطريقة واحدة بل هناك بدائل مختلفة للوصول إليها، والأكثر من ذلك أن بعض البدائل غير واضحة أو ظاهرة قد تكون أحسن البدائل لتحقيق الأهداف والمشكلة الرئيسية ليست هي إيجاد البدائل ولكن في تخفيض عددها أي حصر أهم الطرق المتاحة للوصول إلى الأهداف وذلك تمهيدا لتقويمها واختيار أنبسها ومن ثم المفاضلة مع مراعاة الظروف المحيطية.
5- تقييم البدائل: بعد أن يتم تحديد البدائل فإن الخطوة التالية هي تقييم هذه البدائل، فليس كل البدائل لها نفس مستوى الجاذبية، وإنما تختلف كل منها في مزاياها وعيوبها، ففي هذه الخطوة يتم تقييم كل بديل على ضوء الأهداف والمقدمات.
6- اختيار البديل: إن الخطوة التالية في عملية التخطيط هي الاختيار، فهذه المرحلة هي في الواقع مرحلة اتخاذ القرار، وقد يظهر التحليل والتقييم جاذبية عدة بدائل، وعلى الإدارة أن تختار من بينها فقد تقرر الإدارة اختيار بديل أو أكثر من البدائل المعروضة.
7- صياغة الخطط الفرعية: لا تقف عملية التخطيط على اختيار البديل أو البدائل لأن الخطة المختارة لابد من مساندتها بخطط تكميلية أو فرعية أو مساندة، تساعد هذه الخطط المؤسسة على سد الثغرة بين ما تريده من جهة وما هي عليه من جهة أخرى أي مساندة الخطة الرئيسية.
8- ترجمة الخطط إلى تقديرات كمية: تعتبر هذه الخطوة الأخيرة شديدة الأهمية، لأنها تعني ترجمة الخطط إلى أرقام، فهي تشكل أساسا موضوعيا لعمليات المتابعة والقياس وبالتالي الرقابة.
